RENDEZVÉNYEK -> Asszisztens Akadémia 1.modul - Az asszisztens, mint MS OFFICE profi

Asszisztens Akadémia 1.modul - Az asszisztens, mint MS OFFICE profi
Időpont:2011.06.28.->2011.06.29.
Helyszín:
Szervező: IIR Magyarország

Elérhetőség:
Cím: 1134 Budapest, Rózsafa u. 13. Klapka Irodaház.
Web: www.iir-hungary.hu
E-mail cím:
Telefon: 1/4597334

Telefax: 1/4597301

A képzés célja a vezetőtámogató asszisztensek részére olyan Office ismeretek átadása, melyek hatékonyabbá teszik a döntés előkészítő anyagok elkészítését, és megfelelő bemutatását. A képzés során sok hasznos apró trükkel ismerkedhetnek meg, melyek egyszerűsítik a napi rutin feladatok elvégzését.

A leghasznosabb Excel és Power Point eszközök

2011. június 28-29.


Az Excel gyors és hatékony használata.

A modul célja az MS Excel program azon eszközeinek, lehetőségeinek bemutatása, amelyek értékelhetőbbé és gyorsabbá teszik a megfelelő táblázatok előállítását.


Az adatbevitel meggyorsítása

Ebben a szakaszban olyan apró trükkökkel ismerkedünk meg, amelyek már az adatrögzítés során is felgyorsíthatják a munkánkat.



  • Adattípusok.

  • Adatbeírás során formázott cellák kezelése.

  • A listák kitöltésének egyszerűsítése.

  • Adatterületek feltöltése lista adatokkal.

  • Egyedi automatikus lista meghatározása.


Gyors eredmények az Excellel! – Képletek, függvények

Ez a szakasz az Excelben leggyakrabban használt függvényekkel ismerteti meg a hallgatóságot. Felelevenítjük a méltatlanul elfeledett tömbképletek használatát.



  • A hivatkozási módok rövid áttekintése.

  • Gyakran használt függvények.

  • Tömbképletek kezelése.


Cellaformátumok

Napi feladatink során szükségünk lehet olyan egyedi számformátumok kialakítására, amelyek az Excel programban még nem állnak rendelkezésünkre. A gyorsabb formázások érdekében megismerkedünk a formai stílusok használatával.



  • Egyedi számformátumok kialakítása.

  • Dátumformátumok meghatározása.

  • Kijelölések a cellák tartalma alapján.

  • Stílusok alkalmazása, létrehozása.


Tartományok, adatok elnevezése

A tartományok elnevezésével beszédes, könnyen érthető képleteket alakíthatunk ki. A gyakran használt képleteinket, adatainkat, segéd tábláinkat elnevezhetjük, ezzel is egyszerűsítve a képletek kialakítását.



  • Cellatartományok elnevezése.

  • Képletek elnevezése.

  • Adatok és adattömbök elnevezése.


A megértést támogató megjegyzések kezelése

Az Excel munkafüzeteinket nem minden esetben magunknak készítjük, ezért azok számára, akik majd használni fogják, a megértést támogató megjegyzéseket fűzhetünk a cellákhoz.



  • Magyarázó megjegyzések elhelyezése a cellákban.

  • Egyedi megjegyzések kialakítása.


Az adatérvényesség ellenőrzése

A helyes információ alapja a helyesen rögzített adat. Ezzel az eszközzel kiküszöbölhetjük a súlyos tévedéseket.



  • Az érvényesség ellenőrzés beállítása.

  • Szám típusú adatok ellenőrzése.

  • Adott listaelemek beírásának engedélyezése.

  • Listaelemek professzionális kezelése.


Adatlisták létrehozása, kezelése

Az Excel program hatékony elemzési eszközöket biztosít a listában rögzített adatok feldolgozására. Ehhez szem előtt kell tartani néhány szabályt, cserébe azonban olyan eszközöket kapunk, amelyek jelentősen lerövidítik az adatok elemzését.



  • Adatlisták kialakítása, szabályok.

  • Adatok szűrése, rendezése.

  • Adatsorok összesítése feltételek alapján.

  • Kimutatás készítése.

  • Kimutatás szeletelő használata (Excel 2010 esetén).

  • Információs munkalap kialakítása.


Eredmények bemutatása grafikus eszközökkel

Az adatokból előállított információ bemutatásának hatékony módja az, ha a táblázatban tárolt adatokat grafikus eszközökkel szemléltetjük. Ehhez az Excel több eszközt is a rendelkezésünkre bocsát, ilyen a feltételes formázás, és a diagram.


Adatfüggő formázások

Az adatfüggő formázások a cellába írt adatok értékétől függően Excel képes más-más formai beállítással megjeleníteni a cellákat. A formai beállítások dinamikusan követik a cellába írt adatok változásait.



  • A táblázat eredményeinek hatékony szemléltetése adatfüggő formai beállításokkal.

  • A feltételes formázás eszközei.

  • Egyedi feltételes formázások létrehozása.

  • A feltételes formai beállítások módosítása.

  • Értékgörbék alkalmazása (Excel 2010 esetén).

  • Adatok grafikus megjelenítése függvények használatával.


Grafikonok készítése, egyedi beállításai

Mivel az ember vizuális alkat, az adatok grafikus ábrázolását gyorsabban tudja kiértékelni. Az adatok grafikus megjelenítésére diagramokat használunk. A diagramok dinamikusan követik az adatok változását.



  • A grafikonok és az adatok kapcsolata.

  • Grafikon egyszerűen és gyorsan.

  • A megfelelő grafikon kiválasztása.

  • Grafikonok formázása, beállítások.

  • Grafikon készítése kimutatás adataiból.


A feladatvégzés felgyorsítása makró készítéssel

A naponta gyakran azonos módon végrehajtható feladatink elvégzését „megtaníthatjuk” az Excelnek makró rögzítés segítségével.



  • A gyakran ismétlődő feladatok automatizálása.

  • Adatvédelmi beállítások, makrók engedélyezése.

  • A makró rögzítés lépései.

  • Egyéni makró munkafüzet.


Prezentáció elkészítése–Út a mesteri prezentáció felé

Sok esetben egy jól megszerkesztett ábra többet mond egy hosszú előadásnál. A PowerPoint egy olyan eszköz, amely lehetőséget biztosít a mondanivalónk folyamatos szemléltetésére. Jelentősen segítheti az üzeneteink átadását.



  • A mondanivaló kialakítása, vázlat készítése.

  • Vázlat készítése Word dokumentum alapján.

  • Célunk a figyelem felkeltése.

  • A „soknál több az elég”!

  • Megfelelő PowerPoint sablon kiválasztása.

  • Ábrák, animációk, hang effektusok kiválasztása.

  • Excel adatok, diagramok beépítése a prezentációba.

  • Segédanyagok kialakítása.

  • Előadások összeállítása.

További információ